يٌعتبر طريقة كتابتك لرسالة البريد الإلكتروني لا تعبر عنك أنت فقط، فهي تعطي انطباعًا عن مستوى الخبرة لديك بسوق العمل وما هو منصبك الوظيفي الذي تستحقه، و في هذا المقال سوف نتعرف علي خطوات و تركات كتابة الإيميل بشكل احترافي و دقيق ، حيث ان من خلاله تظهر القدرة على التعبير عن أهدافك بالطريقة الصحيحة وبالكلمات الدقيقة والمناسبة.
وهي من الامور اليومية التي يتعرض لها اغلبنا في عمله ودراسته وكل المجالات الحديثة، توفيرا للوقت والمجهود المبذول كما انها تعكس مستوي الاحترافية والجدية التي تتمتع بها في تواصلك مع الآخرين. من خلال إيميل جيد، يمكن أن تبني جسر المعرفة للعديد من العلاقات بين الشركات والعملاء على سبيل المثال، لذلك فقد أصبحت من الضروريات والأمور البديهية تعلم هذه المهارة الأساسية للارتقاء بالتجربة العامة في التواصل الفعال بين الطرفين.
لذا ف استثمارك وقتك في هذه المهارة شيء ضروري لأنها ضرورة مطلوبة وفعاله حيث أنها لا تقتصر على كتابة بعض الجمل التي توصل الرسالة المطلوبة وفقط، ولكن البريد الإلكتروني المكتوب بشكل جيد وواضح وخالي من الاخطاء يعكس صوره مصقولة وجديرة بالثقة بين الطرفين ويزيد الولاء والارتباط القوي مع الاخرين وتمتد فوائده الي ما هو ابعد من التفاعل الاولي.
وفي هذه المقالة، سنقوم بتفصيل كل ما تحتاج لمعرفته حول إرسال بريد إلكتروني احترافي والطريقة الصحيحة التي تمنع اللغط والاخطاء الناجمة عن عدم المامك بها بشكل صحيح.
*أهم الخطوات الرئيسية التي يجب مراعاتها عند كتابة إيميل احترافي
1-استخدم عنوان واضح ومباشر:
عنوان الإيميل هو أول ما يراه المرسل إليه، لذا يجب أن يكون واضحًا ومباشرًا. تجنب العناوين الغامضة أو العاطفية التي قد تشتت القارئ. اختر كلمات تعكس محتوى الإيميل بشكل دقيق، مثل:
- “طلب استفسار حول العرض الأخير”
- “موافقة على التقرير الشهري”
- “مقترح اجتماع لمناقشة المشروع”
2-ابدء بالتحية الرسمية:
من المهم أن تبدأ إيميلك بتحية مناسبة. إذا كنت تعرف اسم الشخص، استخدمه بشكل مهذب. على سبيل المثال:
- “عزيزي السيد أحمد”
- “أستاذة فاطمة المحترمة” إذا كنت لا تعرف الاسم أو إذا كنت ترسل الإيميل إلى مجموعة، يمكنك استخدام تحية أكثر عمومية:
- “السادة الأعزاء”
- “إلى من يهمه الأمر”
3- مقدمة مختصرة ومهنية:
ابدأ الإيميل بمقدمة مختصرة توضح سبب التواصل. تجنب المقدمات الطويلة وغير الضرورية. على سبيل المثال:
- “أكتب إليكم اليوم بخصوص…”
- “أود استفساركم حول…”
- “أتمنى أن تكونوا بصحة جيدة، وأود مناقشة…”
تأكد من أن المقدمة تهيء القارئ لما سيأتي في الإيميل.
4-الجزء الأساسي من الإيميل:
في هذا الجزء، قدم موضوعك بوضوح وتنظيم. حاول أن تكون مباشرًا في طلبك أو استفسارك، وتجنب الحشو أو الكلام الزائد. استخدم فقرات قصيرة وواضحة لتسهيل قراءة الإيميل. إذا كان هناك تفاصيل معقدة، يمكن تنظيمها على شكل نقاط أو قوائم.
- استخدم لغة واضحة وبسيطة.
- تجنب الألفاظ غير الرسمية أو الكلمات العامية.
- كن دقيقًا في التفاصيل.
5– الختام والتوقيع:
بعد الانتهاء من موضوع الإيميل، يجب أن تختتمه بطريقة مهذبة. على سبيل المثال:
- “أنتظر ردكم الكريم في أقرب وقت.”
- “شاكرين لكم حسن تعاونكم.”
- “في انتظار ملاحظاتكم، مع خالص التحية.”
بعد ذلك، أضف توقيعك الذي يتضمن اسمك، وظيفتك، وبيانات الاتصال إن لزم الأمر.
6- مراجعة الإيميل قبل الإرسال:
قبل إرسال الإيميل، تأكد من مراجعة الأخطاء اللغوية والإملائية. يُفضل قراءة الإيميل مرة أخرى للتحقق من وضوح الرسالة وأسلوب الكتابة. قد يكون من المفيد أيضًا التحقق من تنسيق الإيميل، مثل الفقرات، والتأكد من أن النصوص واضحة وسهلة القراءة.
**كيف يمكنك ارسال الايميل؟؟
إرسال رسالة مباشرة
ملاحظة مهمة: إذا كانت هذه المرة الأولى التي ترسل فيها رسالة إلى مستخدم آخر، يجب أن يقبل هذا المستخدم طلب المحادثة قبل أن تتمكن من إجراء محادثة معه.
- على الكمبيوتر، افتح Google Chat أو Gmail.
- في Gmail: على يمين الصفحة، انقر على Chat.
- انقر على محادثة جديدة.
- أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني.
- انقر على بدء المحادثة.
- عند إدخال اسم أو عنوان بريد إلكتروني، تظهر لك اقتراحات.
- لبدء رسالة مباشرة جماعية، أضِف المزيد من الأسماء أو عناوين البريد الإلكتروني.
- في قسم الردّ، أدخِل رسالة.
- انقر على رمز الإرسال
.
ملاحظة: لبدء رسالة مباشرة جديدة بسهولة، انتقِل إلى اسم الشخص، وبجانب الاسم:
- انقر على رمز بدء المحادثة
.
- استخدِم اختصار لوحة المفاتيحCtrl + Enter أو ⌘ + Enter.
**نصائح إضافية:
1-مرحلة ما قبل الكتابة:
قبل أن تبدأ في إرسال بريد إلكتروني احترافي، خذ وقتك لتحديد العناصر الأساسية لبريدك الإلكتروني. وهذه المرحلة تعتبر هي بناء اساس قوي تبني عليه.
2-حدد هدفك من هذه الرسالة:
ما هو سبب إرسال هذا البريد الإلكتروني المهني او الدراسي؟ هل تقوم بإصدار إعلان ملفت، أو تقديم تحديث مهم، أو الإغراء بعرض خاص، أو إرسال رسالة لمجرد تعزيز حسن النية؟ إن معرفة الهدف المركزي لرسالتك سيوجه محتواك ونبرة رسالتك.
3-تعرف جمهورك:
عند تصميم محتوى بريدك الإلكتروني الاحترافي، قم بتصوير القارئ الخاص بك. هل هم ماهرون في التكنولوجيا أو غير مألوفين بالمصطلحات؟ المهنيين الشباب والعصرية أو المتمرسين؟ سيحدد هذا الفهم اللغة التي تستخدمها، ومستوى التفاصيل التي تقدمها، وحتى الفكاهة التي قد تضيفها، وهناك بعض المواقع التي تساعدك على عمل ايميل بشكل احترافي بناء على طبيعة كل شخص مثل موقعcrystal.
4-خطط للهيكل الخاص بك:
فكر في بريدك الإلكتروني كرحلة. قم بصياغة مخطط تفصيلي يحدد النقاط الرئيسية الخاصة بك، مع التأكد من أنها تتدفق بشكل منطقي وتبني نحو هدفك. تخيل أن المتلقي يأخذ كل خطوة معك، ويصل إلى النتيجة المرجوة بسلاسة.
5-كتابة البريد الإلكتروني:
الآن بعد أن حددت هدفك والجمهور المستهدف، فقد حان الوقت لصياغة البريد الإلكتروني نفسه. تذكر أن هدفك هو التواصل مع عملائك بطريقة احترافية وغنية بالمعلومات وجذابة.
6-ابدأ بقوة مع اسم موضوع مميز:
فكر بأن اسم الموضوع يترك الانطباع الأول من صورتك. يجب أن تكون واضحة وموجزة وتثير اهتمام المستلم عند فتح البريد الإلكتروني. تجنب العبارات العامة مثل “تحديث” أو “مجرد سؤال سريع”. بدلاً من ذلك، استخدم الأفعال وسلط الضوء على القيمة التي تقدمها.
على سبيل المثال، “استعد لتعزيز إنتاجيتك بأحدث نصائحنا” أو “عرض حصري: وفر 20% على عملية الشراء التالية”.
7-إضفاء الطابع الشخصي على التحية الخاصة بك:
ابدء الإيميل بالتحية المناسبة إذا كانت رسمية أم غير رسمية، اختر الطريقة الملائمة حسب الجهة المتلقية للبريد الإلكتروني، لا تلجأ إلى عبارة “عزيزي العميل الكريم” الآلية. قم بمخاطبة المستلم بالاسم، مما يوضح أنك تتعرف عليه كفرد. إذا كان لديك سجل الشراء أو التفضيلات الخاصة بهم، فارجع إليها بمهارة لتخصيص الرسالة بشكل أكبر.
8-حدد هدفك بوضوح في أول الرسالة:
انتقل مباشرة إلى النقطة في الفقرة الافتتاحية. اشرح بإيجاز الغرض من بريدك الإلكتروني وما يمكن أن يتوقع القارئ أن يتعلمه أو يكتسبه من خلال قراءته. يؤدي ذلك إلى ضبط النغمة والحفاظ على تركيز البريد الإلكتروني.
9-اجعلها موجزة وغنية بالمحتوى:
لا أحد يريد قراءة رواية في بريده الوارد. تهدف إلى الإيجاز والوضوح. استخدم النقاط والفقرات القصيرة والمسافات البيضاء لتقسيم النص وجعله سهل الهضم. لكن لا تضحي بالمعلومات من أجل الإيجاز. تأكد من أن بريدك الإلكتروني يوفر جميع التفاصيل الضرورية والقيمة التي وعدت بها في سطر الموضوع.
10-استخدم لغة المحادثة:
تذكر دائمًا أن تكون ودودًا ولطيفًا في حالة كان الإيميل يشتمل على طلب بتنفيذ أمر ما أو يتطلب القيام بالعمل، قم بإضافة “من فضلك” أو “بعد إذنك” لتوضيح للطرف الأخر مدى تهذيبك واحترامك له، في حين أن الاحتراف أمر أساسي، تجنب أن تبدو رسميًا أو آليًا بشكل مفرط. استخدم نغمة ودية ومحادثة تشرك القارئ وتجعله يشعر بالتقدير. تجنب المصطلحات والمصطلحات الفنية إلا في حالة الضرورة القصوى.
11-سلط الضوء على الفوائد:
ركز على ما يقدمه بريدك الإلكتروني لعملائك. كيف سيحسن حياتهم أو يحل مشاكلهم أو يجعل يومهم أسهل؟ قم بتوصيل فوائد رسالتك بوضوح وكيف تتوافق مع احتياجاتهم واهتماماتهم.
12-قم بتضمين دعوة للعمل:
أخبر القارئ بما تريد أن يفعله بعد قراءة بريدك الإلكتروني. قد يكون ذلك عن طريق زيارة موقع ويب، أو إجراء عملية شراء، أو الرد على استبيان، أو ببساطة مشاركة بريدك الإلكتروني مع الآخرين. اجعل العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء واضحة ومحددة وسهلة المتابعة.
13-التدقيق والتحرير:
قبل الضغط على إرسال، خذ دقيقة من وقتك لتدقيق بريدك الإلكتروني بعناية. يمكن للأخطاء المطبعية والأخطاء النحوية والتنسيق غير الاحترافي أن تضر بمصداقيتك وتترك انطباعًا سلبيًا. تأكد من أن بريدك الإلكتروني مصقول وخالي من الأخطاء، اهتم بتنسيق الخط ليكون واضحًا ومريح للعين أثناء قراءته، فعادًة ما يكون الخط الأساسي للإيميل صغيرًا جدًا، لذلك احرص على أن يكون الحجم مناسبًا وأكثر وضوحًا وتجنب استخدام الألوان والزخارف الخطية، كما يجب الاخذ في الاعتبار إذا كان مضمون الرسالة طويل بعض الشيء تجنب أن يكون بمقطعٍ واحد، إذ يفضل أن يكون مكون من فقرتين أو ثلاث فقرات وليس فقرة واحدة فقط.
14-تعلم تحديد مستلم الرسالة:
تعلم التفرقة بين استخدام النسخة الكربونية “Cc” والنسخة الكربونية العمياء “Bcc”، وظيفة حقل “Cc” هو أنه يمكنك كتابة أكثر من عنوان بريدي لعدة أشخاص تريد إرسال نفس الرسالة لهم في وقت واحد كما أنهم يمكنهم جميعًا الاطلاع على خانة “Cc” ومعرفة باقي العناوين، أما “Bcc” فهو يستخدم عند إضافتك عناوين بريدية وترغب في إرسال نفس الرسالة لهم، ولكنك لا تريد لهذه العناوين أن تظهر للآخرين، عكس “Cc”، وعند انتهائك من كتابة الإيميل بالخطوات التي تم ذكرها، لا تنسى التأكد من صحة العناوين البريدية المرسل إليها، وتحقق من أنك قمت برفع الملفات المطلوبة الصحيحة.
15-احترام آداب البريد الإلكتروني:
عند صياغة رسائل البريد الإلكتروني لعملائك، تذكر أن احترام آداب السلوك هو المفتاح لتعزيز العلاقة الإيجابية. تجنب استخدام الأحرف الكبيرة وعلامات التعجب المفرطة واللغة غير الرسمية، حيث يمكن أن تبدو غير مهنية أو حتى عدوانية. اختر لهجة رسمية تنقل المجاملة والاحترافية، مع الحفاظ على المظهر الأنيق. تذكر أن بريدك الإلكتروني هو انعكاس لعلامتك التجارية، لذا احرص على التواصل الواضح والموجز والخالي من الأخطاء والذي يترك انطباعًا دائمًا بالموثوقية والثقة، وتعمد كتابة عبارة شكر في نهاية حديثك وأضف توقيع لك في نهاية البريد الإلكتروني يتكون من بياناتك وجهات الاتصال بك وبالنهاية قم بقراءة الإيميل أكثر من مرة لتصحيح الأخطاء الإملائية قبل الضغط على خيار الإرسال.
16-الرد بسرعة:
إذا تلقيت إيميلًا مهنيًا، حاول الرد عليه في وقت معقول، وذلك لتعزيز التواصل الفعّال، تعمل الكفاءة في التواصل عبر البريد الإلكتروني على بناء الثقة وتعزيز العلاقات الإيجابية مع العملاء. كل استفسار لم تتم الإجابة عليه هو فرصة ضائعة للمشاركة والطمأنينة. عند الرد، استهدف الإقرار بالاستلام خلال 24 ساعة حتى لو استغرق الرد الكامل مزيدًا من الوقت. تظهر السرعة احترامًا لوقت عميلك وتوضح القيمة التي توليها لاهتماماتهم.
الخلاصة:
كتابة إيميل احترافي تتطلب التوازن بين الوضوح، الاختصار، والمهنية. من خلال تنظيم أفكارك والتأكد من صياغة الرسالة بلغة مهذبة ودقيقة، يمكنك التواصل بفعالية وتعزيز انطباعك لدى المرسل إليه. وفي الختام، تعد صياغة رسائل بريد إلكتروني احترافية شكلاً من أشكال الفن الذي يعزز الثقة ويقوي العلاقات. تذكر أنه لتخصيص رسالتك يجب الاهتمام بآداب السلوك الخاصة بك، والرد بسرعة، واستخدام البريد الإلكتروني بشكل استراتيجي. من خلال وضع هذه النصائح موضع التنفيذ، ستحول صندوق الوارد الخاص بك من قناة اتصال إلى جسر لبناء اتصالات دائمة مع عملائك. لذلك، افتح برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك، وخذ نفسًا عميقًا، وانغمس في عالم التواصل الاحترافي مع العملاء. ستندهش من التأثير الإيجابي الذي تحدثه على عملك وتجربة عملائك.
*المصادر: