ما الذي يجب أن يتضمنه دليل استخدام الهوية؟

استلمت الشعار والألوان والخطوط، وبعد شهر كل شخص في الفريق بيطلع شكل مختلف. هل المشكلة إن الناس مش ملتزمة؟ ممكن، لكن اسأل الأول: هل عندهم تعليمات قابلة للتطبيق، ولا مجرد عرض جميل بيشرح فكرة الهوية؟

دليل استخدام الهوية وظيفته يخلي شخصًا ما حضرش مشروع التصميم يقدر يستخدم الملفات صح. مش إعادة شرح طريقة رسم الشعار، ومش عدد صفحات بنستعرض به حجم التسليم. المطلوب إجابات سريعة على قرارات بتتكرر في الشغل.

ابدأ بطريقة العثور على الملف الصحيح

في أول الدليل، اكتب اسم العلامة ونسخة الدليل وتاريخها ومسؤول التحديث ورابط مكتبة الأصول المعتمدة. وضّح الفرق بين المصادر القابلة للتعديل والتصديرات الجاهزة، وأي أدوات أو خطوط يحتاجها المستخدم.

خلي أسماء الملفات وصفية: نسخة كاملة أو مختصرة، خلفية فاتحة أو داكنة، رقمي أو طباعة. لو فيه نسخة قديمة، انقلها لأرشيف واضح بدل ما تفضل جنب الجديدة بنفس الاسم. الدليل مش هيمنع الخطأ لو المجلد نفسه بيشجع عليه.

وثّق الاختيارات التي يحتاجها المستخدم

كل قاعدة مهمة اربطها بتطبيق. عبارة «حافظ على الاتساق» مش بتساعد موظفًا يحاول يحط عنوانًا طويلًا. ورّيه النسخة المقبولة لما المحتوى يزيد، وإمتى ينتقل لقالب بديل بدل تصغير الخط لدرجة صعبة القراءة.

المسموح والممنوع يحتاجان سببًا

اعرض الخطأ والتصحيح جنب بعض: تمديد الشعار مقابل الحفاظ على نسبه، نص ضعيف القراءة مقابل زوج ألوان معتمد، أو صورة مزدحمة خلف العنوان مقابل مساحة واضحة له. اكتب سبب الرفض بلغة بسيطة، مش علامة حمراء فقط.

متستخدمش أمثلة خيالية مستحيلة علشان تزود الصفحات. اختار أخطاء متوقعة من أدوات الفريق واستخداماته: استبدال خط غير مثبت، اقتصاص جزء من العلامة، نسيان النسخة الداكنة، أو تغيير لون عنصر لأن القالب مش موضح دوره.

لغة التصميم في IBM مثال علني على تنظيم مراجع لعناصر متعددة. خُد منه فكرة سهولة الوصول للقاعدة، مش القواعد أو الأصول نفسها؛ دليل مشروعك لازم يجاوب على احتياجاته الخاصة.

فرّق بين الثابت والمرن

حدد العناصر التي لا تتغير، مثل بناء العلامة المعتمد، والعناصر التي تسمح بتنوع منضبط، مثل اختيار صورة من أسلوب محدد أو استخدام قالب إضافي لمحتوى طويل. لو كل شيء ممنوع، الفريق هيتعطل أو يتجاهل الدليل. ولو كل شيء متاح، مش هيبقى فيه نظام أصلًا.

في مثال تعليمي افتراضي لفريق محتوى، قالب المنشور فيه عنوان وصورة وشعار. ممكن تسمح بتبديل الصورة وتعديل طول العنوان ضمن حالات موثقة، لكن تمنع تحريك الشعار عشوائيًا أو استحداث خط جديد. ولو العنوان تجاوز الحالة المعتمدة، ينتقل لقالب نصي بديل بدل كسر القالب الحالي.

أضف التراخيص وحدود التسليم

الدليل لازم يقول من أين يحصل الفريق على الخطوط والصور، وما الذي يسمح الترخيص بمشاركته. متضمّنش ملفات خارجية في مكتبة عامة لمجرد إن المصمم استخدمها. سجّل مصدر الترخيص والمسؤول عن تجديده إن كان يحتاج ذلك، وبديلًا معتمدًا عندما لا تتوفر الأداة أو المادة.

كذلك وضّح إن ملفات الطباعة لها مواصفات مرتبطة بجهة التنفيذ، وإن معاينة الشاشة ليست اعتمادًا لكل خامة وطابعة. المطلوب أن يعرف المستخدم متى يستخدم الجاهز، ومتى يحتاج مراجعة متخصصة قبل الإنتاج.

اختبر الدليل كأنه منتج

ادّيه لشخص ما اشتغلش على التصميم، واطلب منه تنفيذ مهمتين عاديتين: تجهيز منشور، وتعديل صفحة عرض. ما توجهوش خطوة بخطوة؛ سجل أين بحث وأين توقف وما الذي فهمه غلط. عدّل الدليل أو الملفات بناءً على ده.

• هل وصل للنسخة الصحيحة بدون سؤال؟

• هل عرف النصوص القابلة للتعديل؟

• هل فهم اختيار اللون والخط؟

• هل قدر يصدر الملف بالمواصفات المطلوبة؟

• هل عرف مين يرجع له في حالة غير مغطاة؟

عيّن مسؤولًا للتحديث، وسجل التغييرات، وبلّغ الفريق لما تتغير قاعدة أو ملف. ولو بتجهز هوية جديدة عبر سنوحي، اتفق على مستوى الدليل والتطبيقات وأدوات التعديل ضمن النطاق. الدليل الناجح هو اللي بيتفتح وقت الشغل ويقلل الحيرة، مش اللي بيتقفل بعد عرض التسليم.